各中心、部门、分（子）公司及相关业务单元：

为进一步规范公司财务管理，优化资金流转效率，防范财务与合规风险，针对近期在业务开展过程中出现的保证金转货款流程不清晰、材料不齐全、审批滞后等问题，经公司研究决定，现就规范保证金转货款报告的提交与审批工作有关事项通知如下：

**一、 明确适用范围与前提条件**

本通知适用于公司各类业务中，因合同约定先期交纳的履约保证金、投标保证金、质量保证金等，在满足合同约定条件后，经双方协商一致转为货款（或项目结算款）的情形。

申请保证金转货款必须满足以下前提条件：一是原保证金已全额足额缴纳至公司指定账户；二是相关业务合同已实际履行且达到转款条件；三是双方已就转款金额、时间等达成书面一致意见，且不存在任何未决争议或违约扣款情形。

**二、 规范报告提交要求**

各业务发起部门在提交保证金转货款报告时，必须确保材料真实、完整、合规。需提交的核心材料包括：

1. 《保证金转货款审批表》（需按公司最新模板填写，要素齐全、事由清晰）；

2. 原保证金缴纳凭证及对方开具的收据复印件；

3. 相关业务主合同及补充协议（需明确约定转款条款）；

4. 对方单位出具的《保证金转货款确认函》（需加盖对方单位公章或财务专用章）；

5. 业务履约证明材料（如验收单、结算单、入库单、对账单等）。

所有纸质材料需经部门负责人签字确认，电子版材料需同步上传至公司OA办公系统。严禁“先审批、后补件”或“化整为零”规避审批。

**三、 严格审批流程与权限**

保证金转货款审批实行“逐级审核、权责对等”的原则，具体流转节点如下：

1. **业务部门初审**：由业务经办人发起，部门负责人对业务的真实性、材料的完整性及转款的合理性进行初审。

2. **法务合规审查**：法务部对合同条款、确认函的法律效力及潜在法律风险进行审查，防范合同纠纷。

3. **财务部复核**：财务部核对保证金到账情况、金额准确性及税务合规性，确认无误后出具财务复核意见。

4. **高管审批**：根据转款金额大小，按公司《授权管理手册》规定的权限，由分管副总或总经理进行最终审批。单笔金额在50万元（含）以上的，需报董事长签批。

**四、 财务核算与档案管理**

审批流程结束后，财务部应在3个工作日内完成账务处理，将原计入“其他应付款”或“存出保证金”等科目的款项，准确结转至“应付账款”或“预收账款”等货款科目，并及时通知业务部门。

业务部门需在账务处理完成后5个工作日内，将全套纸质审批原件及附件整理归档，交由公司档案室统一保管，确保账实相符、有据可查。

**五、 监督考核与违规处理**

公司审计监察部将定期对保证金转货款业务进行专项抽查。对于提交虚假材料、伪造对方印章、越权审批或故意拖延审批导致公司利益受损的部门及个人，将视情节轻重给予通报批评、绩效考核扣分或经济处罚；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。

**六、 附则**

本通知自印发之日起执行，原相关规定与本通知不一致的，以本通知为准。本通知由公司财务部会同企管部负责解释。

希望各部门高度重视，组织全员认真学习，严格贯彻落实，共同提升公司内控管理水平与运营效率。

特此通知。

XXXX集团有限公司

202X年X月X日